DecontApp este o aplicație web construită pornind de la nevoile reale ale unei fundații active, cu proiecte, echipe și finanțatori multipli. A fost dezvoltată de Fundația Alături de Voi România pentru a transforma haosul de Excel-uri, Word-uri și hârtii într-un flux clar de ordine de deplasare, deconturi și foi de parcurs – toate în cloud.
Fiecare organizație primește un mediu separat, accesibil printr-un subdomeniu de tip decontapp.domeniu-ong-ului.tld, fără bătăi de cap cu servere, backup și actualizări.
La Fundația Alături de Voi România lucrăm de ani buni cu proiecte naționale și internaționale, echipe în mai multe orașe, parteneri din țară și din străinătate, vizite pe teren și întâlniri cu finanțatori. Dincolo de activități, campanii și rezultate, există o realitate foarte concretă: ordine de deplasare, deconturi de călătorie, deconturi de transport, foi de parcurs, diurne, bonuri, invitații, contracte de comodat.
Mult timp, aceste documente au trăit în:
În momentele cheie – raportări către finanțatori sau audituri – echipa administrativă și financiară petrecea ore întregi căutând documente, verificând calcule și completând ceea ce lipsea. A apărut întrebarea firească: „De ce nu avem o aplicație construită pentru felul în care lucrăm noi, ONG-urile?”
Am analizat soluțiile existente de management al cheltuielilor și am descoperit că majoritatea sunt gândite pentru corporații sau businessuri private: multe funcții, limbaj complicat, fluxuri rigide, puțină atenție la realitatea raportărilor de proiect și a finanțărilor nerambursabile.
Nevoile noastre erau mult mai concrete:
Răspunsul firesc a fost să construim un instrument adaptat fix acestui context – și să îl punem la dispoziția altor asociații și ONG-uri care se confruntă cu aceleași provocări. Așa s-a născut DecontApp.
Nu am pornit de la un model teoretic, ci de la procedurile interne pe care le folosim în Fundația Alături de Voi România. Fluxul OD → DC → DT/FP este exact cel folosit în practică, doar că acum este digital, urmărit și arhivat corect.
Fiecare document are un istoric clar: cine l-a întocmit, cine l-a validat, când s-a generat PDF-ul. PDF-urile sunt arhivate automat pe ani și luni, astfel încât să poți răspunde rapid la cerințele unui finanțator sau ale unui audit.
Vorbim despre proiecte, granturi, finanțatori, surse de finanțare, nu doar despre centre de cost. Formularele și rapoartele sunt gândite să răspundă la întrebările tipice din raportările de proiect.
DecontApp este găzduită în cloud, pe serverele noastre. ONG-ul tău primește un subdomeniu dedicat de tip decontapp.domeniu-ong-ului.tld, fără să fie nevoie de servere proprii sau echipă IT internă pentru mentenanță.
Vrem ca fiecare decont, fiecare deplasare și fiecare foaie de parcurs să poată fi urmărite ușor – atât de echipele interne, cât și de finanțatori sau auditori. DecontApp oferă o imagine clară, în timp real, a documentelor tale.
Timpul pe care îl câștigi din procesarea mai rapidă a deconturilor este timp pe care îl poți reinvesti acolo unde contează cel mai mult: în lucrul cu beneficiarii, partenerii și comunitatea.
Nu ne dorim doar să „vindem o aplicație”, ci să fim un partener tehnic pentru ONG-uri. Ascultăm feedback-ul organizațiilor care folosesc DecontApp și evoluăm împreună cu ele.
DecontApp este deja utilizată în contextul Fundației Alături de Voi România și este pregătită pentru implementare în alte asociații și ONG-uri care își doresc să-și digitalizeze fluxul de deplasare și decontare.
Lucrăm continuu la îmbunătățiri: statistici mai avansate, integrare cu alte sisteme, ghiduri video și șabloane de raportare care să faciliteze dialogul cu finanțatorii.
Spune-ne câteva rânduri despre organizația ta și provocările voastre legate de deconturi. Îți propunem o demonstrație și discutăm deschis dacă DecontApp este sau nu potrivit pentru voi.
Programează o discuție