Deconturi, ordine de deplasare și foi de parcurs, 100% în cloud.
DecontApp este aplicația web dezvoltată de Fundația Alături de Voi România pentru a scoate asociațiile și ONG-urile din haosul de Excel-uri, formulare Word și hârtii. Găzduim totul pe serverele noastre, cu subdomeniu dedicat: decontapp.domeniu-ong-ului.tld.
Panou unic pentru documentele ONG-ului tău.
Vezi într-un singur loc ordinele de deplasare deschise, deconturile în lucru, deconturile validate și foile de parcurs. Filtre pe proiect, angajat și lună – pregătit pentru raportările către finanțatori.
- ✔ Statistici pe OD / DC / DT / FP
- ✔ Situații pe lună, proiect și angajat
- ✔ Link direct către PDF-urile arhivate
Câte fișiere ai deschise când faci deconturile?
În majoritatea ONG-urilor, decontarea înseamnă: Excel-uri, Word-uri, emailuri, foldere partajate și scanuri făcute „pe fugă”. Când vin raportările către finanțator sau un audit, începe stresul: cine a semnat, unde e PDF-ul, cât e decontat pe fiecare proiect?
• Documente răspândite peste tot
OD, DC, DT și FP în fișiere diferite, uneori pe laptopuri personale, alteori în foldere comune, fără o arhivă coerentă pe an și pe proiect.
• Timp pierdut la raportări către finanțatori
Când trebuie să justifici diurne, transport, cazare și utilizare auto pe proiecte, aduni date din zeci de fișiere. Orice mică modificare înseamnă reluarea calculelor.
• Lipsă de trasabilitate
E greu să vezi rapid cine a întocmit documentul, cine l-a validat și când. Pentru audit sau verificări interne, asta consumă ore întregi.
• Schimb de staff = pierdere de know-how
Când pleacă un responsabil, „metoda lui de lucru” dispare. DecontApp standardizează procesul, astfel încât orice nou coleg se poate adapta rapid.
Tot fluxul de deplasări într-o singură aplicație cloud
DecontApp acoperă toate documentele de care ai nevoie într-un ONG cu proiecte multiple: OD, DC, DT și FP, plus configurările de bază (organizații, angajați, diurnă, surse de finanțare, mașini).
Ordine de deplasare
Emite ordine de deplasare standardizate pentru fiecare deplasare de proiect, cu instituție, invitație, traseu și semnături.
- Invitații atașate cu link „Deschide invitația”
- Traseu afișat doar dacă este completat
- Legătură directă către DC și FP
Deconturi de călătorie
Diurnă, transport, cazare – toate într-un singur formular, cu reguli corecte pentru România și extern, pregătite pentru justificare către finanțatori.
- Diurnă auto-calculată (România / extern)
- Atașamente pentru cazare și transport
- Trimitere pe email către contabilitate
Deconturi de transport
Gestionarea navetei și transportului local pentru angajați, pe baza tipului de transport configurat (automobil / transport în comun).
- Valoare/zi configurată pe fiecare angajat
- Documente justificative cu link în PDF
- Afișare „Întocmit de” pe baza emailului
Foi de parcurs
Evidență clară a mașinilor folosite în deplasările de proiect: trasee, kilometraj, perioadă, semnături responsabil parc auto.
- Legătura cu „Număr de înmatriculare auto”
- PDF-uri arhivate pe an/lună
- Pregătite pentru control sau audit
Organizații & angajați
Definiții centralizate pentru ONG, echipă, funcții și semnături. Schimbi o dată datele și se propagă în toate documentele noi.
Diurnă & surse de finanțare
Setezi diurna pe țări și monede și definești sursele de finanțare (buget, proiecte, granturi) – ușor de selectat în OD/DC/DT/FP.
Numere de înmatriculare & comodat
Păstrezi evidența mașinilor (proprii sau în comodat), cu contracte atașate și legătură directă spre foile de parcurs.
3 pași de la plecare în deplasare la arhivarea decontului
Am construit fluxul având în minte ONG-urile: proiecte multiple, finanțatori diferiți, raportări periodice și audituri neanunțate.
-
Creezi OD-ul pentru deplasare
Alegi angajatul, proiectul / sursa de finanțare și completezi scopul. Atașezi invitația dacă e cazul. OD-ul poate fi validat de coordonator sau director. -
La întoarcere, întocmești DC-ul
Completezi perioada, cazezi diurna (România / extern), adaugi cazare și cheltuieli. Atașezi scanuri și generezi PDF-ul gata de semnat și trimis către contabilitate. -
Lunar, faci DT și FP (dacă e cazul)
Pentru navetă sau transport local, generezi DT pe baza valorilor/zi configurate la angajați. Pentru mașini, finalizezi foile de parcurs. Toate PDF-urile sunt arhivate automat pe an/lună.
Abonamente simple, adaptate sectorului non-profit
DecontApp este oferit doar în varianta cloud, găzduită pe serverele noastre. Fiecare ONG primește un subdomeniu dedicat, de tip decontapp.domeniu-ong-ului.tld, și un mediu separat de lucru.
Pentru echipe mici
- • Până la 10 utilizatori
- • 1 organizație
- • Module OD, DC, DT, FP
- • Subdomeniu: decontapp.domeniu-ong-ului.tld
- • 5 GB spațiu pentru PDF-uri și atașamente
- • Suport prin email
Pentru ONG-uri în creștere
- • Până la 50 utilizatori
- • Până la 3 organizații / structuri interne
- • Toate modulele + statistici extinse
- • Trimitere DC & DT pe email
- • Subdomeniu dedicat
- • Training inițial online (1–2 ore)
- • Suport prioritar
Pentru structuri complexe
- • Peste 50 utilizatori
- • Organizații multiple / filiale
- • Subdomenii dedicate per structură, dacă este nevoie
- • Posibilitate de integrare cu sisteme existente
- • Suport dedicat și acord de nivel de servicii (SLA)
Prețurile sunt orientative și pot fi ajustate în funcție de numărul de utilizatori, volum de date și perioada de abonament (lunar / anual). Pentru contracte anuale se pot oferi reduceri.
Întrebări frecvente despre DecontApp pentru ONG-uri
Datele sunt izolate între organizații, iar accesul la panoul de administrare este limitat la utilizatorii cu rol de administrator din ONG-ul tău.
- Noi ne ocupăm de hosting, actualizări și mentenanță tehnică.
- Tu te ocupi de configurări de conținut: organizații, angajați, diurne, surse de finanțare, mașini.
- standardizezi toate documentele (OD, DC, DT, FP) pe proiecte și surse de finanțare;
- ai PDF-uri clare, cu calcule vizibile și justificative atașate;
- răspunzi rapid la întrebările finanțatorilor și auditorilor (când, cine, ce a decontat);
- eviți situațiile în care un document lipsă sau incomplet blochează rambursări.
Vrei să testezi DecontApp în ONG-ul tău?
Spune-ne câte proiecte active aveți, cam câți colegi lucrează cu deconturi și ce tip de finanțatori aveți (UE, naționali, privați). Îți revenim cu o demonstrație adaptată și o ofertă clară.